Inventário de estoque: 4 passos para um processo eficiente
O inventário de estoque é um fator muito importante para o bom funcionamento das operações da sua empresa.
Se você se empenhar para reduzir possíveis erros no que diz respeito ao seu estoque de suprimentos, poderá aumentar a eficiência e a performance do seu negócio.
Além do mais, um gerenciamento estratégico de estoque mantém seus clientes satisfeitos e seus funcionários felizes, pois ao obter uma visão clara do estoque que mantém sua empresa lucrativa, você pode acompanhar a demanda do cliente, enquanto aumenta as vendas e controla os seus custos. Incrível, não é mesmo? E o melhor de tudo é que isso faz com que toda a organização funcione melhor.
Você tem dúvidas a respeito de como fazer um bom inventário de estoque? Então este é o post certo para você. Aqui, vamos lhe explicar tudo a respeito de inventário de estoque e depois é só você colocar em prática os 4 passos para um processo eficiente!
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Primeiramente você deve saber que um inventário de estoque não é uma tarefa fácil de se fazer. Garantir que o estoque esteja perfeitamente da forma que deveria estar é um desafio constante para muitas empresas. A verdade é que até o Walmart, um dos maiores varejistas do mundo e mestre em gestão da cadeia de suprimentos, tem dificuldade em gerenciar seu estoque.
Um controle rigoroso de estoque é fundamental para o sucesso de pequenas empresas também. Apesar disso, essa gestão é ignorada em muitas empresas por simples desconhecimento dos princípios básicos de uma boa administração.
Leia o texto até o final e confira quais são os 4 passos que ajudarão você a melhorar seu gerenciamento de estoque e melhorar os resultados da sua empresa.
Antes de tudo, que tal entender melhor o que significa um inventário de estoque e quais são seus benefícios?
O que é um inventário de estoque?
Inventário de estoque refere-se a qualquer ação que ajude uma empresa a entender melhor seus níveis de estoque, melhorando o fluxo de caixa, reduzindo a falta de estoque e operando com eficiência. Em outras palavras, o inventário monitora e analisa os materiais em uma empresa para garantir um bom funcionamento de todas as operações.
Ter uma gestão para o seu estoque permite que você trabalhe em seu negócio em vez de ficar preso nele, para que você possa ser proativo com seus ativos mais valiosos. Por exemplo, um empreiteiro pode usar a análise de estoque para ver se sua empresa possui materiais adequados para assumir um novo projeto.
No caso de um supermercado, uma gestão adequada dos fluxos de entrada e saída permite prever necessidades de compras, reduzir perdas por roubo ou vencimento dos produtos e obter condições de negociação melhores com fornecedores.
O inventário de estoque também atua ajudando a identificar tendências, para adquirir o mix certo de produtos com base na demanda do seu cliente.
Basicamente, um inventário eficiente de estoque registra e controla tudo que entra e sai da empresa. Com certeza isso vai dar um certo trabalho e demandar um bom tempo, mas ter esse controle vale a pena, pois ele oferece muitos benefícios.
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Quais são os benefícios da análise de estoque?
A realização de inventários regulares de estoque ajuda a manter seu estoque sob controle e aumenta a eficiência ao longo do tempo. Aqui estão os maiores benefícios de promover inventário de estoque em seus fluxos de trabalho de negócios.
Reduz faltas de estoque e atrasos no trabalho
Algumas empresas assumem projetos que exigem centenas, às vezes milhares, de itens. A falta de estoque pode significar atrasos no projeto, o que incomoda o cliente e reduz os lucros. Para as empresas de varejo, a falta de estoque significa perda de vendas e clientes insatisfeitos que irão a um concorrente para adquirir um produto similar.
Melhora o fluxo de caixa
Um estudo da US Bank, uma holding bancária americana, descobriu que 82% das falhas de negócios são devido a problemas de fluxo de caixa. Para empresas de manufatura e varejo, a grande maioria de seu caixa é representada por seus estoques todos os meses. Sem métodos eficazes de análise de estoque, operar um negócio é praticamente uma montanha-russa prestes a sair dos trilhos.
Ainda, um inventário de estoque pode mostrar quais são os períodos de menor número de vendas da sua empresa, para que você possa se preparar com estoque de segurança ou parar de comprar estoque que não está vendendo.
Ajuda no processo de fidelização de clientes
O inventário de estoque permite tempos de resposta mais rápidos e pedidos atendidos com mais eficiência, oferecendo a você a capacidade de conquistar e fidelizar clientes.
Reduz o desperdício de estoque
Precisar se desfazer do seu estoque sem conseguir vendê-lo é a mesma coisa que colocar fogo em dinheiro. Um inventário adequado pode melhorar drasticamente o controle de estoque, para que você nunca mais tenha que ver as caixas que ficaram na parte de trás do seu depósito no ano passado. O mesmo se aplica a perda de estoque, roubo e vazamento, o que reduz custos e permite que você introduza controles de custos.
Melhora o preço de fornecedores e vendedores
Quando você sabe quais itens geram maior lucro para sua empresa, é provável que você vá negociar com mais confiança com os seus fornecedores, melhorando assim seus resultados. Operar um negócio pode arrastá-lo em um milhão de direções, muitas vezes afastando você das ações que geram dinheiro. Ao ter certeza de qual é o estoque e tipo de produto que mantém sua empresa lucrativa, você pode priorizá-lo, tornando a cadeia de suprimentos desse estoque o mais eficiente possível.
Agora que você já entendeu o que é um inventário de estoque e quais são os benefícios de aplicá-lo para o sucesso do seu um negócio, vamos falar quais são os 4 passos para um processo de inventário de estoque eficiente.
Passo 1 – Escolha um bom software
Comece tendo pelo menos uma pessoa responsável pelo inventário. Isso garantirá que alguém tenha uma visão geral clara do seu estoque e possa dar respostas rápidas sobre o inventário de estoque. Você pode acabar em uma grande bagunça se não houver um responsável e várias pessoas estiverem realizando tarefas aleatoriamente.
Depois, implemente um software de gerenciamento de estoque. Isso irá facilitar o seu trabalho. Não escolha o primeiro software que você vê e analise-os muito bem. Compare-os e escolha o mais adequado para o seu negócio. É ainda melhor se houver ferramentas disponíveis para as suas necessidades específicas.
Nós da NL Informática podemos te ajudar neste passo! Agora a sua empresa poderá contar com o NL CHECK, a mais eficiente aplicação para gerenciamento de estoques disponível no mercado!
Dentre as principais funções do NL CHECK, que farão a diferença para o seu negócio, estão:
– Escaneamento por celular: executa a leitura do código de barra do item pela câmera do celular.
– Autosave: cada quantidade contada permanece salva imediatamente no aplicativo
– Recontagem de divergências: permite recontar itens que apresentem divergência.
Fique no texto para saber mais sobre o NL CHECK!
Passo 2 – Encomenda e estoque de mercadorias
A primeira regra – não gaste muito em estoque. Não é eficiente, é caro para armazenar, pode ser danificado e está sujeito a depreciação. Você precisa ter um plano de abastecimento, que pode ser elaborado com base nas vendas do mês anterior.
Você não deve hesitar em negociar com os fornecedores. Não tenha medo. Existem fornecedores dispostos a negociar e a cumprir os prazos adequados para ambas as partes. Você deve sempre considerar se é mais barato pedir uma grande quantidade e com que rapidez o fornecedor pode atender o seu pedido.
Passo 3 – Acompanhamento do inventário
Depois de ter o inventário, você deve implementar um método adequado para rastreá-lo. Pode ser um simples controle visual, regular ou um programa sofisticado. Também depende do tamanho do seu estoque e da velocidade com que as mercadorias entram e saem.
Se você implementou um software de gerenciamento de estoque, não precisa se preocupar tanto com essa etapa.
O controle preciso de seu inventário é uma obrigação, pois assim você sempre terá certeza de quantos itens você tem. O intercâmbio eletrônico de dados e a leitura de código de barras podem eliminar erros de entrada de dados e também é necessária uma verificação regular.
Um sistema de rastreamento fornecerá um controle sobre o estoque e também monitorará os tempos de retorno. Ainda, mesmo que você tenha um software de gerenciamento, um banco de dados central é necessário para garantir que todas as alterações sejam visíveis para todos e que nenhum dado seja perdido.
Passo 4 – Otimização de Estoque
Determine o número de produtos que você precisa manter sempre em mãos e também o nível mínimo que seu estoque precisa ter. Desta forma você nunca ficará sem estoque. Uma boa dica é colocar em prática uma lista de produtos prioritários que você sempre deve ter no seu negócio.
Você não deve esquecer de acompanhar os itens que estão prestes a ser vendidos ou usados, mas ainda estão registrados em seu estoque.
Não se acostume com a rotina de pedir os mesmos produtos. Sempre acompanhe as tendências do mercado e analise quais itens estão vendendo e quais estão se tornando populares.
Use também pesquisas de mercado para identificar produtos adequados para diferentes mercados, estude a previsão econômica e fique de olho em seus concorrentes.
Faça descontos e promoções para se livrar de mercadorias que ficaram muito tempo no estoque. Ofertas especiais deixam seu cliente feliz e ajudam você a renovar o estoque.
Tenha sempre em mente que gerenciar seu estoque corretamente ajuda a manter o orçamento em dia e permite que você gerencie com eficiência o capital operacional de sua empresa.
Se, por algum motivo, você ainda achar difícil o gerenciamento de estoque ou tiver uma grande empresa e for impossível lidar com tudo, use um bom software de gestão e gerenciamento de estoque que te ajude e dê suporte em todos os aspectos, como o NL CHECK!
Conheça mais sobre o NL CHECK!
O NL CHECK é o software de gerenciamento de estoque que se adapta perfeitamente ao seu negócio. Desenvolvido para melhorar a experiência do usuário, o NL CHECK possui painéis gerenciais para o monitoramento de dados relacionados a: desperdícios, custo previsto x realizado, cardápio previsto x realizado, evolução do número de refeições dentre outros.
O processo de inventário do NL CHECK levará em consideração as configurações já utilizadas dentro do NL GESTÃO, porém todo o monitoramento poderá ser feito através de um dashboard web e a contagem será realizada de maneira simplificada através de um app.
Você poderá configurar cada tarefa de contagem agendada como: grupos de itens, grupos de contagem, local, lotes. As contagens poderão ser realizadas e recontadas em sua totalidade ou poderá haver a recontagem apenas dos itens divergentes, através de um novo agendamento pelo dashboard.
E tem mais! O App NL CHECK trabalhará de maneira offline para a realização da contagem, necessitando de comunicação apenas para receber os agendamentos e enviar as tarefas realizadas. O acesso pelo APP se dará mantendo as restrições de grupos de unidade e permissões de acesso. Perfeito para o seu negócio!
Que tal sabermos algumas vantagens desta aplicação?
Mais agilidade
Muito mais agilidade em relação ao processo manual de contagem (mais rudimentar).
Sem impressões
Elimina a necessidade de impressão de listas de itens para contagem.
Precisão
Aumenta a acuracidade/precisão dos estoques.
Mais controle
Maior controle sobre a execução das contagens quando realizada por mais de um usuário.
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