Distribuição de medicamentos: 4 fatores que tornam essa operação diferente de todas as outras

Na distribuição de medicamentos, ter determinado produto no estoque não significa apenas saber quantas unidades estão disponíveis.

Lote, validade, condições de armazenamento e outras exigências precisam acompanhar a mercadoria. Em algumas operações, entram ainda medicamentos controlados, produtos refrigerados e vendas por licitação.

1. O distribuidor está no meio de uma cadeia que tem regras próprias

Distribuição de medicamentos não é indústria farmacêutica.

O distribuidor está entre a indústria e clientes que podem incluir hospitais e órgãos públicos. Nesse espaço, administra compra, estoque, venda e entrega de produtos que carregam informações importantes para as etapas seguintes.

Dentro do centro de distribuição, a mercadoria pode passar por:

• recebimento;
• conferência;
• localização;
• inventário;
• separação;
• nova conferência;
• faturamento e expedição.

Recebimento de notas fiscais, conferência por coletor, inventário e separação estão entre as rotinas abordadas pela NL nesse tipo de projeto.

O desafio não está apenas em executar cada etapa, mas em evitar que informações importantes se percam entre uma e outra.

2. Quando a venda passa por licitação, o pedido começa muito antes do estoque

Para distribuidoras que trabalham com vendas ao setor público, as licitações acrescentam outra camada à rotina.

Antes de uma caixa chegar à separação, já pode existir uma sequência de informações que precisa estar correta:

• regras do processo;
• preços;
• documentos;
• composição da proposta;
• empenhos.

O peso das licitações aparece entre as particularidades destacadas para esse segmento, justamente por exigir o acompanhamento dessas informações antes mesmo do fluxo físico da mercadoria.

A gestão de regras, documentos e empenhos ajuda a reduzir erros que podem avançar para outras etapas, incluindo multas e faturamentos duplicados. Por isso, um problema percebido no fim do processo nem sempre nasceu no armazém. Às vezes, começou antes mesmo de o pedido chegar até lá.

3. Na distribuição de medicamentos, saber quanto tem no estoque não é informação suficiente

Quantidade disponível responde apenas a uma parte da pergunta.

Na distribuição de medicamentos, a gestão pode precisar enxergar também:

• de qual lote o produto faz parte;
• qual é a validade;
• onde está armazenado;
• se exige condição específica de armazenamento;
• se é um medicamento controlado ou refrigerado.

Lote, validade, exigências da Anvisa, medicamentos controlados, refrigerados e regras de armazenamento estão entre os fatores que tornam esse segmento mais sensível a falhas de controle.

A localização física também precisa ser confiável. Em operações apresentadas pela NL, códigos de barras são utilizados para identificar produtos, enquanto QR Codes podem identificar posições no armazém e relacionar cada item ao endereço em que está armazenado. 

Encontrar a mercadoria é importante. Encontrar o produto certo, com as informações corretas, é outra exigência.

4. Dentro do armazém, um controle depende do anterior

Um erro de entrada não necessariamente fica na entrada.

Se o recebimento registra uma informação incorreta, o impacto pode aparecer no estoque. Uma localização imprecisa interfere na separação. Uma divergência que passa pela conferência pode reaparecer mais adiante.

Recebimento, localização, inventário e separação, portanto, não funcionam como tarefas independentes. A confiabilidade de uma etapa depende do que foi registrado anteriormente.

A substituição de processos manuais em papel pelo uso de coletores, por exemplo, foi associada a ganhos nas rotinas de conferência e separação.

Mas trocar papel por tela resolve apenas parte do problema. O ganho está em fazer com que a informação registrada em um ponto continue disponível e consistente no seguinte.

Então, onde a tecnologia entra nessa operação?

Quando lote, localização, pedido, conferência e faturamento precisam conversar entre si, a tecnologia passa a apoiar uma necessidade que já existe no negócio.

Para conhecer como a NL atua nesse cenário, veja as soluções da NL para distribuição.

ERP, WMS, coletores e indicadores ajudam a organizar informações e dar visibilidade ao fluxo. Essa é a lógica prevista para esse tipo de abordagem: primeiro compreender as particularidades do segmento e os controles necessários; depois, conectar a tecnologia a essa realidade.

A integração entre ERP e WMS pode acompanhar etapas que passam por compras, entrada de notas fiscais, estoque, venda e faturamento. 

O acompanhamento do status dos pedidos e os indicadores do armazém ajudam a enxergar informações como tempo médio de separação e produtividade.

Na distribuição de medicamentos, controle não aparece apenas na conferência final.

Ele começa antes de o produto entrar no estoque, acompanha sua movimentação e continua até o pedido chegar ao faturamento e à expedição.

É essa necessidade de manter produto, informação e pedido avançando juntos que faz a distribuição de medicamentos exigir uma lógica própria.

Nesse contexto, a tecnologia passa a ter um papel claro: conectar o fluxo e dar visibilidade ao que acontece em cada etapa.

Se a sua distribuidora precisa integrar estoque, armazém, pedidos e faturamento sem perder o controle das informações, converse com o time NL e entenda como tornar essa operação mais integrada e previsível.

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