Inventário de estoque: como fazer de forma simples
Uma gestão logística organizada, geralmente, está associada a processos eficientes, o que inclui o inventário de estoque, e evita diversos erros, como decisões de compras equivocadas e os prejuízos financeiros associados.
Já comentamos em outros artigos aqui no blog sobre como a boa organização do estoque evita a perda de produtos, de clientes e de dinheiro e sobre como a reposição ágil de itens é essencial para aumentar as margens de lucro de uma empresa.
No entanto, antes de tomar decisões de compra, calcular prazos de entrega e mensurar os níveis de produtos nas prateleiras, é importante ter e atualizar o inventário de estoque.
O recurso trata-se de uma lista de bens e materiais armazenados, na própria empresa ou em outro espaço, como em um armazém.
Esse catálogo permite controlar o estoque com mais propriedade, indicando o volume de cada produto disponível e ajudando os gestores a tomar decisões estratégias, como quais produtos comprar e com que antecedência.
Essa atitude ajuda a prevenir desperdícios, como a perda de produtos por validade, e a identificar outros problemas, como furtos ou danos aos itens ao longo do tempo. Assim, a empresa pode reduzir o custo de armazenamento e gerar mais capital de giro.
Os clientes também ganham com isso, pois devem encontrar os produtos desejados na loja, podem se beneficiar com prazos de entrega reduzidos e promoções que não existiriam se a empresa não fizesse boas decisões de compra e negociações.
No entanto, controlar o estoque pode ser um desafio. Afinal, grupos de pessoas devem identificar, classificar e contar cada um dos itens em estoque, de maneira padronizada.
Em empresas com catálogo extenso de produtos e centenas de vendas por dia, pode não ser tão simple manter os números atualizados.
No entanto, há maneiras de facilitar e agilizar esse processo, como discutimos nas próximas linhas. Acompanhe a leitura e descubra como otimizar o inventário de estoque na sua empresa.
Escolha do período ideal
Definir um horário apropriado para criar ou atualizar a lista de produtos em estoque é o primeiro passo.
Esse processo envolve a contagem de diversos mercadorias — que podem estar em diferentes espaços —, a recontagem e o registro em banco de dados.
Naturalmente, não é viável, para muitas empresas, fazer o inventário de estoque em um período do dia em que haja um grande fluxo de pessoas.
Se, durante a contagem, chegarem ou saírem produtos do estoque, ao final do inventário, os números podem já estar desatualizados novamente.
Por isso, é importante definir dias e horários ideais, de preferência, em um momento no qual as pessoas envolvidas possam se concentrar apenas na atividade e, mais ainda, nos detalhes dos itens inventariados.
Antes ou após o expediente ou aos finais de semana são opções, mas é preciso considerar a realidade da empresa.
Há casos, ainda, em que pode ser mais viável ou necessário fazer a contagem de produtos em outros momentos. Cada empresa tem suas próprias necessidades e pode ser necessário criar frequências diversas para fazer o inventário.
Além da contagem de produtos com uma frequência diária ou semanal, por exemplo, o gestor pode criar programações para, por exemplo, corrigir erros de estoque e garantir a conformidade com regras fiscais.
Contagem dos produtos em estoque
Após agendar o período ideal e reunir a equipe responsável, começa o processo de inventário.
Grupos de pessoas se reúnem nos locais de armazenagem de mercadorias para identificar, contar e listar cada item. Essa é uma atividade simples, mas que exige atenção.
É preciso identificar cada produto nos mínimos detalhes, considerando a similaridade entre mercadorias e variáveis como cor, tamanho e sabor.
Não observar essas nuances pode levar a erros no sistema, na gestão de estoque e nas vendas.
No processo, é interessante, ainda, avaliar o nível de preservação dos produtos e as condições de armazenamento do estoque, de modo a evitar que itens sejam prejudicados, seja por validade próxima ou condições de temperatura não-ideais, apenas para citar algumas possibilidades.
Para mais confiabilidade no processo de contagem e registro é importante, ainda, realizar uma ou mais recontagens, de preferência, por pessoas diferentes. Assim, há mais garantia de que os números correspondem à realidade.
Antes da primeira contagem, no entanto, uma importante iniciativa a tomar é criar categorias para os produtos, se estas ainda inexistirem.
A classificação dos itens de acordo com suas finalidades ou características semelhantes facilita o processo de contagem e a gestão de estoque.
Registro do inventário de estoque
O processo de inventário de estoque termina com o registro dos produtos no sistema, de modo padronizado.
Isto é, os itens devem ser cadastrados de acordo com suas categorias e subcategorias, localização e variáveis, como peso, dimensão e valor. Quanto mais informações sobre as mercadorias, melhor.
Dependendo do tamanho e do enquadramento jurídico da empresa, é obrigatório que esses registros sejam feitos também em um livro de inventário de estoque, de acordo com o balanço patrimonial da empresa.
A legislação ainda estabelece regras para a escrituração de um livro de inventário de estoque em determinados períodos.
No entanto, todos os processos de contagem e registros podem ser otimizados com uso de um ERP (enterprise resource planning) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
Esses softwares agilizam o processo, aumentam a produtividade das equipes e proporcionam maior confiabilidade aos dados, o que é especialmente essencial para empresas com grandes catálogos e muitas operações de estoque.
A NL Informática desenvolveu uma solução de gestão completa para esse mercado e o módulo de gerenciamento de estoque tem uma funcionalidade específica para inventário de estoque, a qual apresentamos adiante.
NL Check
Esta função do sistema gerencial funciona em um aplicativo, o que facilita o processo de contagem e registro dos produtos por meio de dispositivos móveis.
O software considera as mercadorias e as configurações previamente cadastradas no sistema de gestão.
As informações são atualizadas automaticamente e o gestor pode monitorar o registro em um painel, desde o seu escritório.
O aplicativo nem sequer precisa de internet durante o processo de contagem, o que viabiliza a atividade em locais sem acesso ou com acesso instável à rede.
A conexão deve ser feita apenas para o envio dos registros e para o recebimento de agendamentos. Aliás, este é outro importante recurso da funcionalidade.
Ao atribuir atividades de inventário de estoque às suas equipes, o gestor pode definir grupos de itens, locais e lotes com prioridade, por exemplo, o que facilita algumas situações e realidades empresariais, como comentamos anteriormente.
O NL Check ainda otimiza o processo com recursos que permitem atribuir quantidade automática a produtos que não têm controle de lote, salvar e sincronizar dados automaticamente, identificar divergências no sistema e outras possibilidades.
Esperamos que este artigo tenha sido útil em esclarecer não só o que é e como é feito um inventário de estoque, mas qual é a sua importância. Entender quais mercadorias estão disponíveis, identificar erros e prevenir o vencimento de produtos é muito importante e essencial para uma gestão logística eficiente e eficaz. Afinal, isso evita prejuízos financeiros à empresa. Esse processo pode ser otimizado com a definição de dias, horários e períodos de contagem, a categorização de produtos prévia e a utilização de um sistema gerencial.
Este é um assunto de interesse na sua empresa no momento e você acredita que pode inovar esse processo? Então, te convidamos a conhecer o NLGestão e a entender como você pode otimizar processos, aumentar a produtividade e a integridade dos dados. Se você quiser ler mais sobre as características e os benefícios do software, clique aqui.
